Lees hier het interview over korter en krachtiger schrijven

Krijg meer gedaan door korter en krachtiger schrijven
Komt het volgende je bekend voor? Je stuurt een e-mail of brief aan een cliënt waarin je vraagt om een bepaalde reactie. Helaas blijft je bericht onbeantwoord, of, nog vervelender, het roept allerlei andere reacties op behalve die ene waarop je zit te wachten. En dat terwijl je verzoek toch duidelijk genoeg was. Hoe moeilijk kan het zijn? Trainer en taalcoach Gerda Pluymert weet er raad mee.

Taal is de rode draad in het werk van Gerda Pluymert. Ze geeft regelmatig taaltrainingen en -workshops en ontwikkelt daarnaast onderwijsmodules op het gebied van taal voor mbo en hbo. “Ik heb passie voor taal. Die passie heeft ook een zekere zakelijke inslag. Je hebt taal nodig in je communicatie.” Die combinatie van passie en zakelijkheid spreekt ook de deelnemers van het Afdelings- & Medisch Secretaressecongres aan. Al jaren worden de workshops van Gerda Pluymert met een gemiddelde van een acht of hoger beoordeeld. “Zeker voor secretaresses is een goede taalbeheersing een onderdeel van hun professionaliteit”, verklaart Gerda de grote belangstelling voor haar workshops. Bij die goede taalbeheersing gaat het, volgens haar, niet alleen om het (schriftelijk) communiceren in foutloos Nederlands, maar ook om de wijze waarop je communiceert. Zo blijkt de wijze waarop je je e-mail of brief opstelt vrij bepalend te zijn of de lezer doet wat je van hem of haar verwacht.

Kom to the point!
‘E-mails en brieven, kort en krachtig in een heldere taal’, is de titel van de nieuwste workshop van Gerda Pluymert. Met de tips die ze daarin geeft, stimuleer je de lezer snel te reageren op jouw verzoek en voorkom je allerlei telefoontjes met vragen. “Bij een e-mail moet je je punt echt in de eerste alinea maken. Op basis van wat er in die alinea staat, moet de lezer denken: okay, ik ga dit even lezen. Soms zit de vraag waarom het echt draait pas in de derde alinea. Dan is het maar afwachten of de lezer daar ooit aankomt. Andersom zie ik ook e-mails waarbij er in de eerste alinea weer veel te veel informatie staat. Ook dat noopt niet tot doorlezen. Krachtig schrijven betekent dat de taal in je brief of e-mail niet moet worden omgeven door allerlei wol. Wollige taal is bijvoorbeeld: ‘Wij hebben uw brief/e-mail in goede orde ontvangen’, of: ‘We hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben’. Dat soort taal mag er wel uit. Daar zit niemand op te wachten. Kom to the point!”

Geen wollige zinnen
In plaats van al die zo vertrouwde ‘wollige zinnen’ geeft Gerda graag wat voorbeelden hoe het korter en krachtiger kan. “In plaats van te beginnen met: ‘We hebben uw e-mail van xxx ontvangen’ kun je ook schrijven: ‘Graag reageren we op uw onderstaande mail’. Zo geef je ook aan dat je de mail hebt ontvangen, want anders zou je niet reageren. Bovendien maak je het op die manier krachtiger. Veel e-mails of brieven worden geschreven vanuit de gedachte van de schrijver terwijl het perspectief op de lezer zou moeten liggen. “Neem bijvoorbeeld de zin: ‘Hierbij zend ik u…’. Als lezer denk ik dan: ik zend helemaal niets. Verwoord wat van belang is voor de lezer. Dus in dit geval: ‘Hierbij ontvangt u…’.”

Bepalende slotzin
Niet alleen de eerste alinea maar ook de slotalinea blijkt van invloed of de lezer wel of niet in actie komt. “Over die slotzin worden tijdens de workshops de meeste vragen gesteld”, weet Gerda. “Waar het om gaat is dat je de lezer aan je bindt. Een zin als: ‘Ik hoop u voldoende geïnformeerd te hebben’, ziet de lezer wel staan, maar hij of zij leest die niet. Bovendien moet je niet hopen maar doen, want daar word je voor betaald. Aan de andere kant doe je met een zin als: ‘We gaan ervan uit u voldoende geïnformeerd te hebben’, meteen de deur dicht. Je moet dan als lezer wel lef hebben om toch nog even te bellen als je een vraag hebt.”

Hoe we dan wel moeten eindigen? Gerda: Geef aan wat je van de lezer verwacht, of wat de lezer van jou mag verwachten. Een ideale slotzin hangt samen met de eerste alinea. Er is dus echt een verband met het onderwerp. Het hangt ervan af wat je vraagt. Stel dat je wilt dat iemand een formulier terugstuurt, dan eindig je bijvoorbeeld met: ‘Wilt u het formulier binnen xx dagen getekend terugsturen, zodat wij uw aanmelding in orde kunnen maken?”. Het is heel belangrijk dat je direct achter je verzoek uitlegt waarom je de vraag stelt. Geef aan welk belang de lezer erbij heeft om aan je verzoek te voldoen. Zo ziet de lezer meteen wat zijn of haar voordeel is. Gebruik ook het woord willen in plaats van moeten. Mensen moeten al van alles doen en invullen. Willen is een veel aardiger werkwoord.”

Tekst: Ellen Smink
Gepubliceerd in Nieuwsbrief voor secretaresses in de zorg – juni 2019